Outlook邮件格式 看完就明白

1、80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件 。
2、70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件 。
3、30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务。
4、每天必备事情，检查自己的邮箱，是否有新的任务交代，邮箱是工作的平台，使用好邮件，遵守一些邮件沟通规范和技巧，能大大提高你的工作效率。

工具/材料

windows操作系统

Microsoft Office系列软件自带Outlook

电脑一台

操作方法

01

在职场交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息最快最直接的提供给需要的人。
邮件基本格式如下图：

02

关于主题：
1、一定不要空白标题。
2、标题要简短，不要让outlook/ Foxmail无限拉长才能显示完标题。
3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。
4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。

03

•可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
•回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。
•邮件内容变化时（与标题渐行渐远），应另起邮件讨论。

04

关于称呼与问候：
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士”称呼，但要把性别先搞清楚。
英文邮件，称呼英文名即可。Dear/Hi Elwin,

05

关于邮件正文：
•合理利用图片、表格等形式来辅助阐述。
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的细致。
表情符号只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在 :)，其他场景慎用。

06

•Email正文要简明扼要，行文通顺。
ØEmail正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 Ø正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让收件人拉滚动条才能看完邮件。

07

•注意Email的论述语气。
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让收件人拉滚动条才能看完邮件。

08

•Email正文用序号列表，条理清晰明确。
Ø如果事情复杂，最好用1/2/3的目录列出段落进行清晰明确的说明。保持每个段落简短不冗长，切忌长篇大论。  •一次邮件交待完整信息。 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人觉得不够专业不够严谨且比较浮躁

09

•尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。
Ø这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果有英文，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文，注意同音别字。  在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 •合理提示重要信息。 Ø不要过多使用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。加大加粗加红

10

关于邮件附件
•如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。
•附件数目不宜过多，数目较多时应打包压缩成一个文件。
•如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送。

11

关于语言选择和汉字编码：
•只在必要的时候才使用英文邮件。
•尊重对方的习惯，不主动发起英文/中文邮件。
•如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要用英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要用中文回复。
•如果发件人的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，会影响邮件所涉及问题的解决。
•专业词汇，可以不翻译，保留原味。

12

•选择便于阅度的字号和字体。
不要像下面的图一样，一团模糊。

13

关于结尾签名：
•签名信息不宜过多。
•电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
•引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
•不要只用一个签名档。 Ø对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。可以在OUTLOOK/Foxmail中设置多个签名档，灵活调用。 Ø签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

好了，以上就是大致内容了，(END)